Szukamy wolontariusza dla naszej organizacji
Zalet bycia wolontariuszem jest wiele i warto o tym pamiętać, podejmując odpowiedzialną decyzję o zaangażowaniu się w pracę danej organizacji właśnie w tej określonej formie współpracy.
A jak radzić sobie, kiedy to my szukamy wolontariusza, a nie wolontariusz poszukuje nas? Jak określić wymagania, listę obowiązków, jak zorganizować mu miejsce w naszej organizacyjnej strukturze i przestrzeni? Na początek warto dokładnie określić w czym może nas wesprzeć wolontariusz. Wyznawanie zasady, że dodatkowa para rąk przyda się „do wszystkiego”, niestety nie odniesie tu sukcesu.
Nawiązywanie współpracy wolontarystycznej z myślą, że dodatkową osobę w zespole wykorzystamy do zadań uprzednio nie sprecyzowanych, na zasadzie „przynieś, podaj, wyślij itd.”, zwykle nie bywa dobrym pomysłem, a jej rezultaty najczęściej nie zadowalają ani nas, ani wolontariusza.
Warto więc szczegółowo określić cele i oczekiwania jakie mamy w związku z poszerzeniem zespołu o nowego współpracownika, pamiętając, że tak jak w przypadku naszego całego zespołu -nie wystarczy tylko chęć współpracy z nami i kandydat musi spełnić określone wymagania. Bywają nimi – w zależności od sytuacji – kierunkowe wykształcenie, określone umiejętności i predyspozycje, znajomość języka obcego, komunikatywność, itd.
Identyfikacja wzajemnych potrzeb
Identyfikacja potrzeb organizacji jest przy planowaniu nawiązania współpracy z wolontariuszem kwestią pierwszoplanową. Precyzyjne określenie do jakich czynności i zadań możemy go wdrożyć ułatwi nam dalsze etapy planowania i rekrutacji odpowiedniej osoby. Warto też przyłożyć wagę do tego, w jaki sposób wolontariusz może skorzystać na tej współpracy i co możemy mu zaoferować.
Zależy to głównie od specyfiki jego zadań – czy ma on zdobywać doświadczenie ogólne w trzecim sektorze, pełniąc rolę asystencką, czy też delegowany będzie do konkretnych zadań – logistycznych, konsultacyjnych, edukacyjnych, lub np. do działań pomocowo-opiekuńczych (w przypadku pracy np. z dziećmi, czy też osobami niepełnosprawnymi, chorymi, bądź starszymi).
Zespół, w którym pracujemy i działamy na co dzień w naszej organizacji najczęściej (choć nie jest to wykładnia), składa się z osób o sprecyzowanych zainteresowaniach, często z podobnym zasobem wiedzy, zbliżonym zestawem doświadczeń w tej materii itd. Wolontariusz może więc wnieść nowe spojrzenie, perspektywę, nowe metody podejścia do działań, problemów, pomysłów.
Warto tu zadbać o jego odpowiednie „wejście” do zespołu i zanim to nastąpi, przeanalizowanie wspólnie z zespołem (a w szczególności osobami, jakie będą współpracować z nim najczęściej i bezpośrednio) kwestii wprowadzenia go w obowiązki, ich weryfikacji, jego miejsca i roli w całej strukturze organizacyjnej.
W taki sposób, by nasi pracownicy i współpracownicy znali rolę, jaką będzie pełnił wolontariusz, co ułatwi też wzajemne poznanie i integrację. Nierzadko przecież wolontariusze wiążą się z organizacją na wiele miesięcy, czy też lat, z czasem wchodząc też w jej struktury już formalnie. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy mamy w organizacji osobę lub dział do współpracy z wolontariuszami, wówczas z pewnością wprowadzenie nowej osoby w struktury, zwyczaje i rytm pracy jest prostsze dla obu stron. Na taki luksus w Polsce mogą niestety pozwolić sobie w Polsce nieliczne organizacje i najczęściej wprowadzenie nowej osoby w kulisy naszej pracy spoczywa na zarządzie i pracownikach.
Istotną kwestią, jeśli już mamy kandydata, jaki wydaje nam się odpowiedni jest ustalenie jego możliwości i predyspozycji, jakich nie da się w pełni z oczywistych powodów odkryć w rozmowie kwalifikacyjnej, choćby miała kilka etapów. Najlepiej więc dać sobie wzajemnie okres próbny i po nim zdecydować, czy wspólna praca będzie dobrym rozwiązaniem.
Będzie to czas, w jakim wzajemnie się poznamy, nowy członek zespołu będzie miał możliwość poznania naszej organizacji od zaplecza, integracji z pozostałymi jej członkami, oraz wzajemnego, wstępnego dopasowania się.
PAMIĘTAJMY- Aby współpraca była efektywna i spełniała swój cel, niezbędne jest, by obie strony były świadome motywacji, jakie kierują naszym kandydatem.
Rekrutacja
W procesie rekrutacji pamiętajmy o tym, że efektywny i zaangażowany wolontariusz powinien mieć podobne zainteresowania i wyznawać wartości spójne z misją i wizją naszej organizacji. Tylko wówczas bowiem będzie zaangażowany w jej działania w sposób naturalny i oczywisty. Przed nawiązaniem współpracy z wolontariuszem przygotujmy na ten fakt resztę zespołu. Przedstawmy pracownikom jego zadania, upewnijmy się, czy w odpowiedni sposób zrozumieli potrzebę takiej współpracy i planowaną przestrzeń dla jego działań, zadbajmy o to, by atmosfera była przyjazna i partnerska.
Wolontariusz nie powinien czuć się w naszej organizacji jak przysłowiowe piąte koło u wozu, ani nieproszony gość, dlatego ważne jest poczucie przynależności do całego zespołu i spójnej, zespołowej pracy na rzecz organizacji. Wolontariusz, który czuje, że ma realny wpływ na działania, a jego zdanie zostanie wysłuchane i wzięte pod uwagę, jest bardziej zmotywowany i zintegrowany.
Po określeniu potrzeb należy stworzyć ogłoszenie (ofertę) wolontariatu w naszej organizacji. Powinna ona zawierać poszczególne elementy:
– krótką, ale jasną w przekazie informację o naszej organizacji, jej misji i działaniach;
– czas trwania wolontariatu (czy szukamy na dłuższy okres, czy też np. w ramach jednego projektu/zadania/przedsięwzięcia, w jakim wymiarze godzin wolontariusz będzie nam potrzebny, w jakich godzinach);
– klarowny zakres obowiązków;
– profil kandydata (wykształcenie, umiejętności, specjalne kwalifikacje, predyspozycje, referencje, doświadczenie itd.);
– opis procesu rekrutacji (ramy czasowe rekrutacji, sposób kontaktu z kandydatami, kontakt z osobą odpowiedzialną z ramienia naszej organizacji za udzielanie dodatkowych informacji);
– informację, iż czynności wykonywane przez wolontariusza nie są pracą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (nie każdy o tym wie).
Można zamieścić jeszcze tzw. część promującą nasze ogłoszenie, zachęcającą do zwrócenia uwagi właśnie na naszą ofertę, coś, co wyróżnią ją spośród pozostałych. Zachęcamy w niej pisząc o dodatkowych korzyściach, przyjaznej atmosferze, możliwości nawiązania ciekawych i wartościowych kontaktów, udział w kreatywnych projektach itd. Nie zapomnijmy wspomnieć o uzyskaniu referencji, listów polecających itp. Istotne może okazać się tutaj wzbudzenie chęci uczestnictwa w czymś ważnym, pożytecznym, niosącym konkretną pomoc na rzecz konkretnej grupy, społeczności, wspólnoty, środowiska itp. Czymś z przekazem, misją, wyjątkowym, spełniającym ambicje.
Sposoby dotarcia z ogłoszeniem
Metody poszukiwania wolontariusza i kanały, gdzie umieszczać będziemy informację o rekrutacji, zależą w głównej mierze od tego, jaki kandydat jest nam potrzebny i jaką działalnością zajmujemy się w naszej organizacji. Przykładowo więc wymienię kilka z nich:
– Regionalne Centra Wolontariatu;
-Ośrodki Wspierania Organizacji Pozarządowych;
– organizacje pozarządowe o zbliżonej lub takiej samej tematyce;
– portale podejmujące kwestie trzeciego sektora, portale ogłoszeniowe, portale miejskie, dzielnicowe;
– urzędy miast – w niektórych (np. w Gdyni) w dedykowany dzień tygodnia odbywa się mini konferencja dla mediów lokalnych, na której można każda organizacja pozarządowa może przedstawić swój projekt, zachęcić do udziału, zaprosić na wydarzenie itd.);
– lokalne media i rozgłośnie radiowe, radia młodzieżowe;
– uczelnie wyższe (koła, stowarzyszenia, samorządy studenckie, akademiki, gazetki studenckie);
– urzędy dzielnicy, kluby dzielnicowe i osiedlowe o różnym charakterze;
– kluby seniora, uniwersytety III wieku;
– domy i ośrodki kultury (miejskie, gminne);
– media społecznościowe, blogi, newsletter, mailing
– poczta pantoflowa
PAMIĘTAJMY-aby szukać efektywnie, kanały poszukiwań dostosujmy do profilu kandydata jakiego poszukujemy i tematyki naszej organizacji.
O Autorach:
Aleksandra Żórawska – prezes zarządu fundacji Semper Art, doradca w kwestiach powoływania, prowadzenia i działalności fundacji, koordynator międzynarodowego partnerstwa strategicznego https://handmadeyouth.com/
Piotr Jaros – radca prawny specjalizujący się w usługach prawnych dla ngo, ekonomii społecznej i branży rękodzielniczej. Ekspert międzynarodowego partnerstwa strategicznego https://handmadeyouth.com/, autor bloga https://www.facebook.com/prawowngo, prowadzi kancelarię https://www.facebook.com/piotrjaros.radcaprawny
